Elaborando o planejamento de comunicação em projetos de construção civil

A comunicação eficaz é considerada como um dos principais fatores de sucesso na gestão de projetos.

Preparamos algumas dicas para ajudar você a obter melhores resultados no projeto para ter uma comunicação mais efetiva.

A estrutura de um plano de comunicação

Elaborar um plano de ação para comunicação interna e externa tornou-se requisito básico de um sistema de gestão de qualidade.

O gestor responsável pelo planejamento de comunicação deverá identificar e compartilhar de maneira estruturada com os demais envolvidos no projeto.

1 – Stakeholders

O primeiro passo no planejamento é listar todos os stakeholders do seu projeto. Os stakeholders são todas as partes envolvidas com o projeto, como Cliente, Construtora, Engenheiro, Arquiteto, Gerente de Projeto etc.

2 – Itens de comunicação em projetos

Depois de listar os principais temas de comunicação e os requisitos de cada Stakeholder, você pode começar o detalhamento necessário para colocar o plano de comunicação em prática.

O primeiro aspecto da classificação é a finalidade ou propósito da comunicação.

Alguns exemplos são:

3 – Responsabilidades

O plano deve mencionar quem são os responsáveis pela comunicação em cada etapa e de acordo com cada situação, frequência e o canal a ser usado.

Ao alocar as pessoas responsáveis por cada item de comunicação, o gestor responsável pelo planejamento da comunicação deve identificar o emissor e o receptor a cada item.

É papel do planejador pensar em otimizar a comunicação.

Com a ajuda de aplicativos, é possível se comunicar rapidamente entre o canteiro de obras e o escritório, por exemplo.

O planejador também deve pensar em como a comunicação será registrada para posteridade e avaliação.

4 – Comunicação entre escritório e canteiro de obras

Na construção civil, os profissionais atuam basicamente em dois ambientes bem distintos a cada projeto: o escritório e o canteiro de obras. A maioria das decisões sobre planejamento, controle de orçamento e alocação de recursos acontecem no escritório.

Imprevistos acontecem o tempo todo em obras de construção, e a capacidade e eficiência das pessoas responsáveis em tomar decisões a respeito dos imprevistos e de se comunicar é que determinarão o sucesso ou o fracasso do projeto.